Řešíte evidenci hostů a pobytů přímo v Superhostem?
V Superhostem se domovní kniha neopírá o ruční přepisování do samostatného dokumentu. Navazuje na rezervace, guestbook a údaje, které hosté vyplňují v rámci běžného workflow.
K čemu domovní kniha slouží
Evidence pobytů
Máte na jednom místě přehled, kdo se u vás ubytoval, kdy přijel a kdy odjel.
Podklady pro kontroly
Pokud potřebujete něco doložit, nehledáte údaje zpětně po emailech a zprávách.
Návaznost na další povinnosti
Správná evidence hostů pomáhá i s hlášením hostů a s další provozní administrativou.
Co byste měli evidovat
Konkrétní rozsah údajů se může lišit podle toho, jakou povinnost zrovna plníte, ale v praxi je důležité mít u každého pobytu správně dohledatelné základní údaje.
- jméno a identifikaci hosta
- termín příjezdu a odjezdu
- počet ubytovaných osob
- vazbu na konkrétní nemovitost nebo rezervaci
- další údaje, které potřebujete pro hlášení nebo interní evidenci
Jak k tomu přistoupit v praxi
Začněte evidenci řešit hned od prvních rezervací
Nečekejte až na chvíli, kdy po vás někdo bude chtít podklady zpětně. Nejvíc problémů vzniká ve chvíli, kdy se evidence hostů začíná řešit až dodatečně.
Sjednoťte, odkud údaje získáváte
Nejčistší je mít jeden jasný postup, jak se údaje od hostů sbírají a kam se ukládají. Tím omezíte chyby a ruční dohledávání.
Kontrolujte úplnost údajů
Nestačí mít rezervaci. Potřebujete také ověřit, že u ní máte skutečně doplněné údaje, které pro evidenci hostů potřebujete.
Propojte evidenci s běžným provozem
Domovní kniha by neměla být izolovaná tabulka bokem. Dává smysl ve chvíli, kdy navazuje na rezervace, komunikaci s hosty a další administrativu.
Nejčastější chyby
- hostitel začne domovní knihu řešit až zpětně po několika měsících
- údaje o hostech jsou roztroušené v různých systémech a zprávách
- u rezervací chybí část údajů potřebných pro evidenci
- evidence není navázaná na reálné rezervace a pobyty