Automatizace a komunikace

Jak vést evidenci hostů a pobytů v Superhostem

V Superhostem navazuje domovní kniha na rezervace, guestbook a údaje, které hosté vyplňují před příjezdem. Díky tomu nemusíte údaje přepisovat ručně do odděleného dokumentu a máte je navázané na konkrétní pobyt.

Centrum pomoci Předchozí článek Další článek →

Co vás čeká dál

Nejdřív si zkontrolujete, že máte správně nastavený guestbook a automatizace, potom ověříte vyplněné údaje u rezervací a z nich navazující evidenci hostů.

Co musí fungovat předem

Rezervace v systému

Domovní kniha v Superhostem stojí na správně načtených rezervacích a jejich detailech.

Guestbook nebo formulář pro hosty

Potřebujete způsob, jak od hostů sbírat údaje ještě před příjezdem nebo při check-inu.

Nastavená komunikace

Automatizace musí hostům poslat správný odkaz ve správný čas, aby údaje stihli vyplnit.

Kde v Superhostem začít

Prakticky začínáte u rezervací a návazné komunikace s hostem. V rezervaci vidíte, jestli host vyplnil potřebné údaje, a můžete navázat na guestbook nebo formulář, který mu byl odeslaný.

zkontrolujte, že rezervace v systému sedí na reálné pobyty
ověřte, že host dostal správný odkaz na formulář nebo guestbook
u rezervace si pohlídejte, že vyplněné údaje jsou kompletní
evidenci hostů a pobytů můžete kdykoliv vygenerovat po výběru období od–do

Jak to funguje v praxi

Pošlete hostovi odkaz přes automatizaci

Host dostane odkaz na formulář nebo guestbook ještě před příjezdem. Právě tím začíná sběr údajů pro evidenci hostů.

Host doplní údaje k pobytu

Jakmile host formulář vyplní, údaje se vážou ke konkrétní rezervaci. Nemusíte je dohledávat bokem mimo systém.

Zkontrolujte rezervaci a úplnost dat

U konkrétní rezervace ověřte, že nechybí údaje, které potřebujete pro evidenci hostů a další návazné povinnosti. Kdykoliv potom můžete vygenerovat přehled za zvolené období podle data od–do.

Pracujte s evidencí průběžně, ne až zpětně

Největší výhoda Superhostem je v tom, že údaje sbíráte průběžně během běžné práce s rezervacemi. Tím odpadá pozdější ruční přepisování do samostatné domovní knihy.

Co si pohlídat

host opravdu dostal správný odkaz na formulář nebo guestbook
rezervace je v systému správně přiřazená ke konkrétní nemovitosti
u pobytu nechybí údaje, které potřebujete pro evidenci hostů
automatizace odchází včas, aby host stihl údaje doplnit před příjezdem

Na co tenhle článek navazuje

Pokud si nejdřív potřebujete ujasnit, proč domovní knihu vůbec řešit a k čemu slouží, začněte vysvětlujícím článkem. Pro správné odeslání odkazu hostům pak navazuje i článek o automatizacích.