Co si připravit předem
Nemovitost v Superhostem
Automatizaci nastavujete až ve chvíli, kdy už máte v systému založenou konkrétní nemovitost.
Odkaz pro hosty
Potřebujete permalink nebo veřejný odkaz, který se má hostům posílat ve zprávě.
Vybranou platformu
Rozhodněte se, jestli budete automatickou zprávu nastavovat v Airbnb nebo v Booking.com.
Kde v Superhostem začít
V detailu konkrétní nemovitosti otevřete část Automatizace. Právě tam najdete odkaz pro hosty a nastavení, kolik dní dopředu mají být rezervace přes tento odkaz hostům dostupné.
- zkopírujte si odkaz pro hosty
- nastavte počet dní dopředu, kdy má být rezervace viditelná
- uložte nastavení ještě předtím, než budete vytvářet automatickou zprávu v OTA platformě
Jak to vypadá v Airbnb zprávách
Nastavení v Airbnb
Otevřete správu rychlých odpovědí
V Airbnb běžte do zpráv s hosty, otevřete ozubené kolečko a přejděte do části Správa rychlých odpovědí.
Vytvořte novou šablonu
Vytvořte novou rychlou odpověď nebo automatickou zprávu. Doporučuje se mít samostatnou šablonu pro každou nabídku.
Vložte text a odkaz z Superhostem
Do textu zprávy vložte svůj vzor komunikace a přidejte zkopírovaný odkaz pro hosty z části Automatizace v Superhostem.
Vyberte jen jednu správnou nabídku
V nastavení šablony zkontrolujte, že je přiřazená jen k jedné konkrétní nabídce. Pokud spravujete více nabídek, každá by měla mít vlastní šablonu.
Nastavte správný čas odeslání
Doporučené nastavení je například 3 dny před příjezdem. Důležité je, aby stejný počet dní seděl i v nastavení odkazu v Superhostem.
Zkontrolujte finální šablonu
Před uložením si ověřte tři věci: správný odkaz, správně vybranou nabídku a správný čas odeslání.
Nastavení v Booking.com
Otevřete nastavení zpráv
Na domovské stránce Extranetu Booking.com otevřete nabídku Ubytovací zařízení a potom Nastavení zpráv.
Vytvořte novou šablonu
V části Šablony zpráv zvolte vytvoření nové šablony.
Vložte odkaz z Superhostem
Do textu nové šablony vložte zkopírovaný odkaz pro hosty. Pokud máte v Booking.com jednu nemovitost s více jednotkami, zkontrolujte, že používáte správný odkaz pro konkrétní jednotku.
Pojmenujte šablonu a zvolte téma
Šablonu si srozumitelně pojmenujte a jako typ zprávy obvykle zvolte příjezd nebo komunikaci před příjezdem.
Naplánujte odeslání
U nově vytvořené šablony zvolte Naplánovat odeslání šablony a nastavte počet dní před příjezdem.
Sladěte čas s nastavením v Superhostem
Stejný počet dní před příjezdem nastavte i v části Automatizace v Superhostem. Jinak host po otevření odkazu nemusí vidět správnou rezervaci.
Jak poznáte, že je automatizace nastavená správně
- v textu zprávy je správný odkaz pro konkrétní nemovitost
- šablona je navázaná na správnou nabídku nebo jednotku
- čas odeslání v OTA odpovídá počtu dní nastavených v Superhostem
- host po kliknutí na odkaz vidí svou rezervaci
Doporučené základní workflow
Zpráva po rezervaci
Krátké potvrzení rezervace dává hostovi jistotu, že je vše v pořádku. V této fázi ale ještě nemusíte posílat všechnu administrativu najednou.
Zpráva před příjezdem s formulářem
Tohle je hlavní automatizace, kterou řeší tento článek. Právě tady posíláte odkaz na formulář nebo guestbook a sbíráte údaje potřebné pro provoz a legislativu.
Instrukce k pobytu
Podle typu provozu můžete navázat i samostatnou zprávou s informacemi k check-inu, vstupu do objektu nebo praktickým informacím k pobytu.
Zpráva po odjezdu
Na konci pobytu můžete automatizaci zakončit poděkováním, výzvou k hodnocení nebo interním checklistem pro úklid a další návazné úkoly.
Jak začít jednoduše
Na začátku není potřeba automatizovat všechno. Nejdřív dává největší smysl zprovoznit jednu dobře fungující zprávu před příjezdem, která hostovi pošle správný odkaz ve správný čas. Teprve potom má smysl rozšiřovat workflow dál.
Nejčastější chyby
- do zprávy je vložený špatný odkaz nebo starý permalink
- jedna šablona je omylem přiřazená k více nabídkám
- počet dní v OTA nesedí s nastavením v Superhostem
- u Booking.com je použitý odkaz pro jinou jednotku než pro konkrétní rezervaci
Ověření a zdroje
Tento článek jsme připravili jako praktický návod navázaný na logiku nastavení nemovitosti v Superhostem.
Chcete mít rezervace i v telefonu?
Pokud automatizace navazují na rezervace, může se hodit mít stejný přehled také v mobilním kalendáři.