Kdy má smysl detail otevřít
- když chcete ověřit, jestli rezervace sedí na správnou nemovitost a termín
- když potřebujete doplnit jméno hosta, počet hostů, jazyk nebo cenu
- když chcete poslat hostovi registrační odkaz nebo zkontrolovat text zprávy
- když kontrolujete, jestli hosté vyplnili formulář pro domovní knihu
- když potřebujete vidět, jaké e-maily systém k rezervaci odeslal
- když řešíte hlášení zahraničních hostů přes Ubyport
- když chcete vystavit fakturu nebo zkontrolovat cenu rezervace
Co zkontrolovat hned nahoře
V horní části detailu najdete rychlý souhrn rezervace: hosta, termín příjezdu a odjezdu, relativní informaci k příjezdu a název nemovitosti. Vedle toho je akce pro synchronizaci zdroje rezervace.
- ověřte hosta a nemovitost
- zkontrolujte datum příjezdu a odjezdu
- podívejte se, jestli rezervace není zrušená
- pokud data nesedí, použijte synchronizaci zdroje
Jak číst workflow rezervace
Workflow nahoře ukazuje, v jaké fázi rezervace je a kdo má udělat další krok.
- Import rezervace znamená, že rezervace už existuje v systému.
- Příprava zprávy pro hosta je krok hostitele, kdy kopírujete nebo upravujete zprávu s odkazem.
- Registrace hosta znamená, že host vyplňuje nebo už vyplnil formulář.
- Hlášení cizinecké policii se zobrazí hlavně u zahraničních hostů.
- Dokončeno znamená, že pro rezervaci není potřeba další běžná akce.
Nejdůležitější je nečíst workflow jako dekoraci. Je to rychlá odpověď na otázku: Co mám s touhle rezervací udělat teď?
Přehled: host, termín, cena a zdroj
V záložce Přehled jsou dvě hlavní karty.
V části Informace o hostovi můžete kontrolovat nebo upravit:
- jméno hosta
- e-mail a telefon, pokud jsou k dispozici
- počet hostů
- jazyk hosta pro zprávu a formuláře
Počet hostů je důležitý. Pokud je nastavený na 0, systém vás upozorní, protože bez správného počtu hostů nedává smysl posílat registrační odkazy ani čekat kompletní domovní knihu.
V části Detaily rezervace kontrolujete:
- datum a čas příjezdu
- datum a čas odjezdu
- zdroj rezervace, například Airbnb, Booking.com nebo ruční zadání
- odkaz na rezervaci na původní platformě, pokud existuje
- celkovou cenu rezervace
Cenu lze upravit přímo v detailu. To se hodí hlavně tam, kde iCal přinesl termín, ale finanční data přišla později z email forwardingu nebo je potřebujete doplnit ručně.
Zpráva pro hosta a registrační odkazy
Když rezervace čeká na údaje od hosta, detail zobrazí další kroky. V této části řešíte zprávu, kterou hostovi pošlete.
- náhled zprávy pro hosta
- tlačítko pro zkopírování zprávy
- možnost upravit text zprávy pro konkrétní rezervaci
- odkaz pro potvrzení rezervace
- po potvrzení také registrační formulář pro hosty
Rozdíl mezi odkazy:
- odkaz pro potvrzení rezervace pomáhá hostovi potvrdit rezervaci a dostat se k dalšímu kroku
- registrační formulář slouží pro vyplnění údajů hostů do domovní knihy
- permalink pro nemovitost se hodí do automatizovaných zpráv na Airbnb, aby hosté našli své rezervace pro danou nemovitost
Pokud máte pro nemovitost nastavené automatizované šablony zpráv, detail umí ukázat i jejich náhled pro jazyk vybraný u rezervace.
Šablony zpráv nemusíte používat jen ve výchozí podobě. U nemovitosti si můžete připravit vlastní texty zpráv a v detailu rezervace pak zkontrolovat, jak se do nich doplní konkrétní host, termín, cena nebo registrační odkaz.
Registrovaní hosté
Sekce Registrovaní hosté ukazuje, kolik formulářů je vyplněných a co u jednotlivých hostů chybí.
V tabulce najdete zejména:
- pořadí hosta v rezervaci
- jméno a e-mail
- datum narození
- adresu
- typ hosta, například dospělý, dítě nebo host bez poplatku
- národnost
- typ a číslo dokladu
- fotku čísla dokladu, pokud ji host nahrál
- stav vyplnění
U vyplněného hosta můžete otevřít formulář, zkopírovat odkaz, upravit údaje nebo hosta smazat. Pokud host ještě data nevyplnil, uvidíte stav Čeká na vyplnění.
Ubyport a zahraniční hosté
Pokud jsou v rezervaci zahraniční hosté, detail může zobrazit akci pro Ubyport. Ta navazuje na data vyplněná ve formuláři hosta.
Před odesláním do Ubyport zkontrolujte hlavně:
- že počet hostů odpovídá realitě
- že zahraniční hosté mají vyplněnou národnost
- že nechybí datum narození
- že je doplněný typ a číslo dokladu
- že je správná adresa pobytu a údaje nemovitosti
Pokud některé z těchto údajů chybí, nejdřív opravte hosta nebo nastavení nemovitosti. Až potom dává smysl řešit export nebo odeslání.
E-maily
Záložka E-maily ukazuje historii e-mailů odeslaných k rezervaci.
- kdy byl e-mail odeslán
- komu byl odeslán
- předmět
- typ e-mailu, například pozvánka k registraci, odkaz pro úpravu nebo potvrzení
- stav, například odesláno, doručeno, selhalo nebo vráceno
Tahle záložka je užitečná ve chvíli, kdy host tvrdí, že nic nedostal, nebo když potřebujete ověřit, jestli systém zprávu opravdu odeslal.
Rychlý postup při kontrole rezervace
- Ověřte hosta, nemovitost a termín pobytu.
- Zkontrolujte počet hostů a jazyk hosta.
- Podívejte se na workflow a určete další krok.
- Pokud host ještě nevyplnil údaje, zkopírujte zprávu nebo registrační odkaz.
- Po vyplnění formulářů zkontrolujte tabulku registrovaných hostů.
- U zahraničních hostů zkontrolujte data pro Ubyport.
- Pokud host tvrdí, že zpráva nepřišla, otevřete záložku E-maily.
- Pokud nesedí termín, cena nebo zdroj, zkontrolujte iCal a email forwarding.
Co dělat, když něco nesedí
Když chybí termín nebo rezervace vůbec nevznikla, začněte u iCal napojení. Když chybí cena, částka nebo finanční detail, zkontrolujte email forwarding. Když chybí údaje hostů, pošlete nebo zkopírujte registrační odkaz z detailu rezervace.
- Sedí pobyt? Kontrolujte termín, nemovitost a zdroj.
- Mám data hostů? Kontrolujte počet hostů a tabulku registrovaných hostů.
- Odešla komunikace? Kontrolujte zprávu a záložku e-maily.
- Můžu hlásit Ubyport? Kontrolujte zahraniční hosty a úplnost dokladů.