Khi nào nên mở chi tiết đặt phòng
- khi cần kiểm tra đặt phòng có đúng chỗ ở và đúng ngày hay không
- khi cần sửa tên khách, số lượng khách, ngôn ngữ hoặc giá
- khi cần gửi khách link đăng ký hoặc kiểm tra nội dung tin nhắn
- khi cần xem khách đã điền biểu mẫu domovní kniha chưa
- khi cần xem hệ thống đã gửi email nào cho đặt phòng này
- khi cần xử lý Ubyport cho khách nước ngoài
- khi cần lập hóa đơn hoặc kiểm tra giá đặt phòng
Cần kiểm tra gì ở phần trên cùng
Phần trên cùng hiển thị tóm tắt nhanh: khách, ngày nhận phòng, ngày trả phòng, thời gian còn lại đến ngày đến và tên chỗ ở. Bên cạnh đó có hành động đồng bộ nguồn đặt phòng.
- kiểm tra khách và chỗ ở
- kiểm tra ngày nhận phòng và trả phòng
- xem đặt phòng có bị hủy không
- nếu dữ liệu không khớp, dùng đồng bộ nguồn
Cách đọc workflow đặt phòng
Workflow cho biết đặt phòng đang ở bước nào và ai cần làm bước tiếp theo.
- Nhập đặt phòng nghĩa là đặt phòng đã có trong Superhostem.
- Chuẩn bị tin nhắn cho khách là bước của host, nơi bạn sao chép hoặc sửa tin nhắn có link.
- Đăng ký khách nghĩa là khách đang điền hoặc đã điền biểu mẫu.
- Báo cáo cảnh sát ngoại kiều thường xuất hiện với khách nước ngoài.
- Hoàn tất nghĩa là đặt phòng không còn bước thông thường cần xử lý.
Đừng xem workflow như phần trang trí. Nó trả lời câu hỏi: Bây giờ tôi cần làm gì với đặt phòng này?
Tổng quan: khách, ngày, giá và nguồn
Tab Tổng quan có hai thẻ chính.
Trong phần Thông tin khách, bạn có thể kiểm tra hoặc sửa:
- tên khách
- email và điện thoại, nếu có
- số lượng khách
- ngôn ngữ của khách cho tin nhắn và biểu mẫu
Số lượng khách rất quan trọng. Nếu đang là 0, hệ thống sẽ cảnh báo vì link đăng ký và dữ liệu domovní kniha đầy đủ phụ thuộc vào số khách đúng.
Trong phần Chi tiết đặt phòng, bạn kiểm tra:
- ngày và giờ nhận phòng
- ngày và giờ trả phòng
- nguồn đặt phòng, ví dụ Airbnb, Booking.com hoặc nhập thủ công
- link đến đặt phòng trên nền tảng gốc, nếu có
- tổng giá đặt phòng
Có thể sửa giá trực tiếp trong chi tiết. Điều này hữu ích khi iCal chỉ mang ngày đặt phòng, còn dữ liệu tài chính đến sau qua chuyển tiếp email hoặc cần nhập thủ công.
Tin nhắn cho khách và link đăng ký
Khi đặt phòng đang chờ dữ liệu từ khách, chi tiết sẽ hiển thị các bước tiếp theo. Đây là nơi chuẩn bị tin nhắn gửi khách.
- xem trước tin nhắn cho khách
- nút sao chép tin nhắn
- tùy chọn sửa nội dung tin nhắn riêng cho đặt phòng này
- link xác nhận đặt phòng
- link biểu mẫu đăng ký sau khi xác nhận
Các loại link:
- link xác nhận giúp khách xác nhận đặt phòng và đi tiếp bước sau
- biểu mẫu đăng ký dùng để thu dữ liệu khách cho domovní kniha
- permalink của chỗ ở phù hợp để đưa vào tin nhắn tự động trên Airbnb, để khách tìm thấy đặt phòng của mình tại chỗ ở đó
Nếu chỗ ở có mẫu tin nhắn tự động, chi tiết cũng có thể hiển thị bản xem trước theo ngôn ngữ của khách.
Bạn không bắt buộc phải dùng nội dung mặc định. Với từng chỗ ở, bạn có thể tạo mẫu tin nhắn riêng và trong chi tiết đặt phòng kiểm tra cách hệ thống tự điền khách cụ thể, ngày lưu trú, giá hoặc link đăng ký.
Khách đã đăng ký
Phần Khách đã đăng ký cho biết bao nhiêu biểu mẫu đã được điền và từng khách còn thiếu gì.
Bảng gồm:
- thứ tự khách trong đặt phòng
- tên và email
- ngày sinh
- địa chỉ
- loại khách, ví dụ người lớn, trẻ em hoặc khách không tính phí
- quốc tịch
- loại giấy tờ và số giấy tờ
- ảnh số giấy tờ, nếu khách tải lên
- trạng thái điền dữ liệu
Với khách đã điền, bạn có thể mở biểu mẫu, sao chép link, sửa dữ liệu hoặc xóa khách. Nếu khách chưa điền, trạng thái sẽ là Đang chờ điền.
Ubyport và khách nước ngoài
Nếu đặt phòng có khách nước ngoài, chi tiết có thể hiển thị hành động Ubyport. Hành động này dùng dữ liệu khách đã điền trong biểu mẫu.
Trước khi gửi sang Ubyport, kiểm tra:
- số lượng khách khớp thực tế
- khách nước ngoài có quốc tịch
- có ngày sinh
- có loại giấy tờ và số giấy tờ
- địa chỉ lưu trú và dữ liệu chỗ ở đúng
Nếu thiếu gì, sửa khách hoặc cài đặt chỗ ở trước. Chỉ nên xuất hoặc gửi sau khi dữ liệu đầy đủ.
Tab Email hiển thị lịch sử email của đặt phòng.
- thời điểm email được gửi
- người nhận
- tiêu đề
- loại email, ví dụ lời mời đăng ký, link chỉnh sửa hoặc xác nhận
- trạng thái, ví dụ đã gửi, đã nhận, lỗi hoặc bị trả lại
Tab này hữu ích khi khách nói họ không nhận được gì, hoặc khi bạn cần kiểm tra hệ thống đã gửi tin nhắn chưa.
Kiểm tra nhanh đặt phòng
- Kiểm tra khách, chỗ ở và ngày lưu trú.
- Kiểm tra số lượng khách và ngôn ngữ khách.
- Đọc workflow và xác định bước tiếp theo.
- Nếu khách chưa điền dữ liệu, sao chép tin nhắn hoặc link đăng ký.
- Sau khi khách gửi biểu mẫu, kiểm tra bảng khách đã đăng ký.
- Với khách nước ngoài, kiểm tra dữ liệu cho Ubyport.
- Nếu khách nói chưa nhận được tin nhắn, mở tab Email.
- Nếu ngày, giá hoặc nguồn không khớp, kiểm tra iCal và chuyển tiếp email.
Phải làm gì nếu dữ liệu không khớp
Nếu thiếu ngày hoặc đặt phòng chưa xuất hiện, bắt đầu từ kết nối iCal. Nếu thiếu giá hoặc dữ liệu tài chính, kiểm tra chuyển tiếp email. Nếu thiếu dữ liệu khách, gửi hoặc sao chép link đăng ký từ chi tiết đặt phòng.
- Lưu trú có khớp không? Kiểm tra ngày, chỗ ở và nguồn.
- Đã có dữ liệu khách chưa? Kiểm tra số lượng khách và bảng khách đã đăng ký.
- Thông tin đã được gửi chưa? Kiểm tra tin nhắn và tab email.
- Có thể báo Ubyport chưa? Kiểm tra khách nước ngoài và giấy tờ đã đủ chưa.